Audyt rachunku za telefony w firmie: co sprawdzić samemu przed rozmową z operatorem
Zanim zadzwonisz gdziekolwiek, wyciągnij ostatnie trzy faktury i przejdź przez cztery rzeczy. Większość „przepłat” w firmach nie bierze się z podstępu operatora, tylko z tego, że umowa została dopasowana do firmy sprzed kilku lat, a firma przez ten czas się zmieniła.
1. Dokupione automatycznie pakiety danych
To najczęstsze źródło kwot, których nikt nie planował. Mechanizm jest prosty: numer wyczerpuje limit danych, system automatycznie dokupuje paczkę, żeby internet nie przestał działać, i dopisuje ją do rachunku. Raz w miesiącu na jednym numerze to drobiazg. Na kilku kartach przez rok robi się z tego pozycja, którą widać.
Szukaj na fakturze sekcji z usługami dodatkowymi i pozycji opisanych jako pakiet danych, doładowanie internetu albo odnowienie pakietu. Jeżeli powtarzają się co miesiąc na tym samym numerze, to nie jest wypadek przy pracy — to znak, że ten numer ma po prostu za mały limit.
Uczciwie: wyłączenie automatu nie zawsze jest dobrym pomysłem. Handlowcowi w trasie internet musi działać. Częściej właściwym ruchem jest podniesienie limitu na tym jednym numerze niż dopłacanie do paczek co miesiąc.
2. Karty, które nie pracują
Prawie w każdej firmie, którą przeglądam, jest przynajmniej jedna taka karta. Zwykle to SIM po pracowniku, który odszedł, karta z tabletu leżącego w szufladzie albo z terminala czy modemu, którego już fizycznie nie ma.
Jak je znaleźć bez grzebania w szafie: weź listę wszystkich numerów w firmie i zestaw ją ze zużyciem. Numer, który od miesięcy nie wykonał połączenia i nie przepuścił danych, prawie na pewno nie pracuje. Zanim go wyłączysz, sprawdź jeszcze jedno — czy to na pewno nie jest karta w alarmie, windzie, rejestratorze albo GPS-ie w aucie. Takie karty potrafią mieć znikome zużycie i są potrzebne.
3. Daty końca umów w jednym miejscu
W firmie, która przez lata dokupowała numery pojedynczo, umowy kończą się w różnych miesiącach. Efekt jest taki, że nigdy nie ma dobrego momentu na rozmowę o całości — zawsze coś akurat trwa.
Zrób prostą tabelę: numer, kto go używa, data końca umowy. To pięć minut, a daje dwie rzeczy. Po pierwsze widać, kiedy realnie można rozmawiać o zmianie warunków dla większej grupy naraz. Po drugie wyłapujesz numery, którym umowa już się skończyła — a to właśnie tam cena zwykle jest najwyższa, bo po zakończeniu zobowiązania abonament rośnie i rośnie dalej, jeśli nikt tego nie pilnuje.
4. Usługi włączone kiedyś i nigdy niewyłączone
Poproś o listę aktywnych usług dodatkowych na wszystkich numerach — to jest do wyciągnięcia i zwykle nikt o to nie pyta. Typowi kandydaci: pakiet roamingowy włączony przed wyjazdem sprzed dwóch lat, subskrypcja dodana przy okazji promocji, ubezpieczenie sprzętu, którego już nie ma w firmie.
Każda z osobna wygląda niegroźnie i dlatego przechodzi bez echa przez kolejne faktury. Dopiero zebrane razem robią różnicę.
Kiedy audyt nic nie wykaże
Zdarza się i to też jest wynik. Jeżeli firma ma jednego opiekuna, umowy zebrane w jednym terminie i limity dopasowane do zużycia, to nie ma czego poprawiać — i tak właśnie mówię, zamiast szukać na siłę powodu do aneksu. Nie ma też sensu robić audytu co miesiąc. Raz w roku albo przy wyraźnej zmianie w firmie (nowi ludzie, nowy punkt, nowe auta) w zupełności wystarczy.
W SKRÓCIE
- Zacznij od trzech ostatnich faktur i sekcji z usługami dodatkowymi — tam siedzą dokupione pakiety danych.
- Zestaw listę numerów ze zużyciem, żeby wyłapać karty, które nie pracują. Uważaj na SIM-y w alarmach i terminalach.
- Zbierz daty końca umów w jedną tabelę — po zakończeniu zobowiązania cena rośnie i to tam zwykle płaci się najwięcej.
Nie chcesz przechodzić przez to sam? Przejrzę faktury i umowy Twojej firmy i pokażę, co wychodzi — bezpłatnie, bez zobowiązań. Jeżeli masz dobrze ustawione, powiem to wprost.
☎ Zadzwoń: 787 234 264