Telefon służbowy dla pracownika: na abonament, na raty czy własny

Większość właścicieli mikrofirm porównuje tu miesięczne raty. Tymczasem o pieniądzach i o nerwach decydują dwie zupełnie inne rzeczy: czyj jest sprzęt po zakończeniu umowy i czyj jest numer, gdy pracownik odchodzi z firmy.

Rata to nie koszt. Koszt to rata razy długość umowy

Pierwszy odruch przy wyborze telefonu dla pracownika jest zawsze taki sam: patrzymy, ile wychodzi miesięcznie. To najgorszy możliwy sposób porównywania ofert, bo tę samą kwotę można rozłożyć na różną liczbę miesięcy i wyjdą z tego dwa zupełnie różne rachunki.

Uczciwe porównanie robi się jedną kartką. Bierzesz każdą rozważaną opcję i liczysz: abonament razy liczba miesięcy umowy, plus rata za sprzęt razy liczba rat, plus opłata na start, plus wszystko, co jest dopisane pod gwiazdką. Dopiero te dwie czy trzy sumy da się zestawić ze sobą. Bardzo często okazuje się, że tańsza miesięcznie oferta jest droższa w całości, bo po prostu trwa dłużej.

Drugi element, o którym się zapomina: telefon służbowy to nie jest koszt jednorazowy. Pracownik zostaje w firmie kilka lat, a sprzęt wymienia się po drodze. Licz w perspektywie stanowiska, nie pojedynczej umowy.

Sprzęt na własność czy do używania — to jedno zdanie w umowie

Tu przebiega najważniejsza granica, a jest ona całkowicie niewidoczna w reklamie. Telefon wzięty razem z abonamentem dla firm może być Twoją własnością — spłacasz go w ratach albo masz wliczony w ofertę, i po zakończeniu umowy zostaje w firmie. Albo może być oddany do używania — wtedy właścicielem przez cały czas pozostaje operator, a sprzęt po umowie wraca.

Obie formy bywają sensowne i obie mają swoje miejsce. Nie do przyjęcia jest tylko jedno: podpisać umowę, nie wiedząc, który to wariant. Różnica wychodzi zwykle w najgorszym momencie — przy zamykaniu umowy albo przy przepisywaniu firmy na kogoś innego, bo sprzęt oddany do używania potrafi taką operację zablokować.

Praktyczna rada: zapytaj wprost, czy po zakończeniu umowy ten telefon zostaje u Ciebie, i poproś, żeby odpowiedź była w papierach, nie tylko w rozmowie. To pytanie zajmuje pięć sekund i zamyka temat na kilka lat.

Co się dzieje, gdy pracownik odchodzi

To jest moment, w którym najczęściej okazuje się, że coś zostało źle poukładane na starcie. Rozdziel dwie rzeczy: telefon i numer.

Ze sprzętem sprawa jest prosta, o ile jest zapisana. Telefon kupiony na firmę należy do firmy i pracownik oddaje go razem z resztą wyposażenia — warto mieć go na liście przekazanego sprzętu, tak samo jak laptop czy klucze.

Z numerem jest ciekawiej i to on jest naprawdę cenny. Karta SIM zarejestrowana na firmę pozostaje przy firmie — po odejściu pracownika wkładasz ją do telefonu następnej osoby i wszystkie kontakty, które ten numer znają, trafiają tam, gdzie powinny. Jeżeli natomiast pracownik obsługiwał Twoich klientów ze swojego prywatnego numeru, to po jego odejściu klienci nadal dzwonią do niego. Nie do Ciebie.

Telefon firmowy czy prywatny pracownika

Rozwiązanie, w którym pracownik używa własnego telefonu do pracy, bywa nazywane z angielska BYOD. W mikrofirmie kusi, bo wygląda na darmowe — nie kupujesz sprzętu i nie płacisz drugiego abonamentu.

Ma sens w kilku sytuacjach: gdy praca przez telefon to margines obowiązków, gdy zespół jest bardzo mały i wszyscy się znają, gdy chodzi o współpracownika, a nie o pracownika na etacie. Wtedy dokładanie osobnego urządzenia to sztuka dla sztuki.

Nie ma sensu wszędzie tam, gdzie telefon jest narzędziem sprzedaży albo kontaktu z klientem. Poza problemem z numerem dochodzą jeszcze dwie rzeczy, o których się nie myśli: nie masz wpływu na to, czy prywatny telefon jest sprawny i naładowany w godzinach pracy, a rozliczanie służbowego użycia prywatnego numeru jest kłopotliwe dla obu stron. Firmowe karty SIM w jednej ofercie są zwykle prostsze i tańsze, niż się wydaje — kolejne karty w ramach jednej umowy kosztują mniej niż pierwsza.

Zabezpieczenie danych bez wielkich systemów

W dużych firmach służy do tego osobne oprogramowanie do zarządzania urządzeniami. Mikrofirma go nie potrzebuje i nie ma sensu jej w to wpychać. Wystarczą rzeczy, które są już w każdym telefonie i nic nie kosztują.

• Blokada ekranu kodem lub odciskiem palca — obowiązkowo na każdym telefonie, na którym jest firmowa poczta. To jedyne, co realnie działa, gdy telefon zostanie w taksówce.
• Konto firmowe zamiast prywatnego — poczta i kontakty służbowe podpięte pod konto należące do firmy, nie pod prywatne konto pracownika. Odcięcie dostępu po odejściu zajmuje wtedy minutę.
• Kontakty w firmowej bazie, nie w telefonie — jeżeli lista klientów istnieje wyłącznie w pamięci jednego urządzenia, to nie jest baza firmy, tylko czyjś prywatny notes.
• Zdalne czyszczenie i lokalizowanie — funkcja wbudowana w system telefonu, którą trzeba tylko raz włączyć. Po fakcie już się jej nie da uruchomić.

Cztery punkty, żadnych zakupów. To pokrywa większość realnego ryzyka w firmie zatrudniającej kilka osób.

Kiedy nie warto dawać telefonu służbowego

Jest kilka sytuacji, w których odradzam osobny telefon firmowy, choć jako doradca teoretycznie powinienem go sprzedać. Nie ma sensu przy pracowniku sezonowym na krótko — umowa telekomunikacyjna trwa dłużej niż jego zatrudnienie i sprzęt zostaje w szufladzie. Nie ma sensu tam, gdzie praca odbywa się przy komputerze w jednym miejscu, a kontakt idzie mailem. I nie ma sensu, gdy jedynym powodem jest chęć dopisania sobie kolejnego kosztu — wydatek uzasadnia potrzeba firmy, a nie odwrotnie.

Warto natomiast wtedy, gdy pracownik jest w terenie, gdy rozmawia z klientami, gdy odpowiada za sprzęt lub dostawy, i zawsze wtedy, gdy numer, którym się posługuje, ma zostać w firmie dłużej niż on sam.

Piotr KoniecznyAutoryzowany Doradca Biznesowy Play · Olkusz · od 2010